3.2 Technologies et supports de communication

L’obtention d’une communication efficace pendant le projet passe par le choix des outils et des supports adaptés au projet.

Pour ce faire, plusieurs points doivent être soulevés:

• L’urgence du besoin d’information : le succès du projet dépend-il d’une information mise à jour régulièrement et disponible à tout moment, ou est-ce que des rapports écrits réguliers suffisent ?
• La technologie disponible : les technologies déjà en place suffisent-elles pour communiquer ou faut-il mettre en place de nouveaux moyens de communication (Intranet, installations de logiciels de télé-conférence...)
• Le niveau de qualification des parties prenantes du projet : Les systèmes de communication proposés sont-ils compatibles avec l’expérience ou le niveau de compétence des participants. Si tel n’est pas le cas, des formations aux outils de communication sont à prévoir.
• La durée du projet : Dans le cas de projets longs, il faut se demander si la technologie actuelle n’est pas susceptible d’évoluer et ne nécessite pas de mise à jour au cours du projet.

Plusieurs types de communication peuvent être utilisés :

• réunions informelles entre deux parties prenantes du projet,
• réunions officielles entre responsables d’un projet.

Les documents produits peuvent être de simples documents Word écrits et diffusés par e-mail ou mis à disposition sur une partie de l’Intranet dédié au projet.

La communication sur le projet peut être continue grâce au recours à des outils de Groupware (par exemple Lotus Notes).

La dispersion des acteurs du projet sur le Plan géographique nécessite le recours à des outils de communication spécifiques tels que les outils de téléconférence ou ceux de vidéo-conférence.

Un logiciel tel que Microsoft Netmeeting ou SameTime (IBM Lotus Instant Messaging & Web Conferencing) par exemple permettra à un interlocuteur de présenter à des acteurs du projet éloignés des « slides » (diapositives), tout en restant à son poste de travail. Netmeeting et Sametime peuvent aussi être utilisés dans le cadre de formations à distance en fin de projet en permettant au formateur de partager des applications et ainsi de montrer aux "apprentis" l'utilisation concrète de ces applications.
Tandis que Netmeting et SameTime sont soumis à l'achat de licences, on peut citer SKYPE, logiciel gratuit qui permet de faire de la video-conference à distance. Cependant SKYPE ne possède pas les fonctionnalités de partage d'applications.

Exemple 1 : à la fin du projet de mise en place d'un nouvel outil de reporting des stocks européens d'un grand constructeur informatique, la formation des différents utilisateurs de l'application en Allemagne et en Espagne s'est faite depuis la France (en anglais) grâce à Netmeeting qui a permis à la formatrice de prendre le contrôle des ordinateurs des personnes à former et pour eux de voir sur leur ordinateur le déroulement de la formation et les démos autour du nouvel outil et d'entendre la voix de la formatrice dans leur casque. Ils ont pu aussi poser des questions à la fin de la présentation et profiter des questions des autres participants.

Exemple 2 : à la fin du projet de déploiement d'un outil de gestion de suspens comptables d'une grande Banque, la formation des 25 différents utilisateurs de la filiale de Hong-Kong s'est faite grâce à SameTime. Les utilisateurs étaient regroupés dans une salle de réunion et observaient les actions du formateur sur l'image restituée par le rétro-projecteur.