3.1 Plan de communication

Alors que tous les projets ont pour impératif commun de mettre en place une communication projet efficace, les besoins en information et les méthodes de diffusion varient considérablement.

La planification des communications doit être incluse dans la planification globale du projet. Il faut déterminer la fréquence nécessaire des réunions.

Pour obtenir une communication projet efficace, il faut évaluer

• Les relations de responsabilités entre parties prenantes et organisation en charge du projet
• Les disciplines, services et spécialités impliquées dans le projet
• L’implantation géographique et la mobilité géographique des acteurs du projet
• Les besoins en information externe (par exemple la communication avec les medias)

Dans le cadre des projets impliquant de nombreux acteurs et services, il est recommandé d'établir un Plan de communication en début de projet pour faciliter la communication pendant le projet.

Le Plan de communication, appelé aussi parfois "Plan de management de la communication" est un document qui présente :

• les méthodes utilisées pour collecter et conserver différents types d’informations. Les procédures doivent également préciser les modalités de collecte et de diffusion des mises à jour et des corrections apportées à des documents précédemment diffusés.
• Les destinataires de l’information en fonction de la nature des informations (rapports d’avancement, données, calendrier, documentation technique...) , les méthodes utilisées pour diffuser les divers types d’information et les diffuseurs de ces informations.
• Une description de l’information à diffuser : le format, le contenu, le degré de détail, les conventions et définitions à utiliser.
• Les calendriers d’émission qui précisent à quel moment chaque type d’information est émis
• Les méthodes pour accéder à l’information entre deux communications prévues
• Une méthode de mise à jour et de redéfinition du plan de communication au cours du projet

Le plan de communication peut être formalisé ou informel, peu ou très détaillé, suivant la nature du projet.