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2.1 Suivi des ressources

le pilotage efficace des ressources humaines et matérielles est indispensable à la réussite du projet. Nous allons voir comment une équipe organisée, bien suivie au cours du projet, complémentaire, et motivée contribue à la réussite du projet.

Au programme:

2.1.1 Planification préalable des ressources humaines

2.1.2 La (délicate) gestion des ressources humaines

2.1.3 Le climat, l'ambiance de travail

2.1.4 Le suivi des ressources humaines

2.1.5 Le suivi des ressources matérielles


2.1.1 Planification préalable des ressources humaines

Les ressources humaines du projet sont l’ensemble des acteurs du projet.

Ces ressources, si elles sont bien être bien gérées, sont des facteurs clés de succès du projet. Elles doivent donc être particulièrement bien pilotées pour ne pas mettre le projet en risque.

Préalablement, la planification du projet permet d’évaluer pour chaque tâche sa durée totale, le nombre de ressources nécessaires et les profils adaptés aux tâches, de sorte que toutes les tâches puissent être évaluées. La planification a permis de prendre en compte les contraintes des ressources du projet (congés, jours de RTT, mariages ...).

La planification préalable des ressources humaines suppose d’optimiser le taux d’affectation des ressources. En effet, en fonction des phases d’un projet, certaines ressources sont dédiées au projet, c’est à dire affectées à 100 % sur le projet et d’autres le sont moins. Certaines ressources peuvent être dédiées à une tâche du projet pendant une durée déterminée, alors que d’autres ressources peuvent être affectées sur plusieurs tâches parallèles dans le planning pendant une durée déterminée.





2.1.2 La (délicate) gestion des ressources humaines

Un des risques des projets de longue durée est le turnover des personnes travaillant sur le projet à cause des démissions (démotivations, volonté de suivre un(e) conjoint(e) muté(e), ...), des départs en congé maternité ou en congé maladie prolongé, ...

Pour éviter le turnover important des ressources humaines du projet lié à la démotivation, les prévisions de charge de travail pour chaque tâche doivent être évaluées au plus juste afin d’éviter des surcharges trop fréquentes ou des planchers d’inactivité, sources importantes de démotivation.

Lorsqu’une ressource extérieure (consultant, ingénieur ou technicien de SSII) est amenée à quitter le projet, il faut s’assurer qu’elle ne parte sans avoir fait préalablement un transfert de compétences auprès de ressources demeurant sur le projet.

Cependant, dans la mesure du possible, il est préférable de ne pas laisser partir une les ressources « critiques » et les ressources « sachantes » du projet.

Une ressource « critique » est une personne indispensable au projet. Elle connaît l’équipe, détient toutes les informations permettant de gérer l’équipe et l’avancement du projet passe par elle.

Une ressource « sachante » est une ressource qui détient la compétence et qui peut former des ressources entrantes. Elle a une connaissance des risques et des difficultés du projet.

En cas de départ d'une ressource du projet, une phase de recouvrement avec le/la remplaçant(e) doit être prévu(e), afin d'assurer un suivi et de ne pas mettre en risque le projet. Le démissionnaire doit aussi documenter son travail au cours de son préavis, afin d'en assurer plus facilement la transmission. Si le remplaçant n'a pas pu être recruté à temps, une autre ressource du projet doit être formée par la personne sur le départ. cette personne en interne pourra alors faciliter la prise en main du poste par un(e) nouvel(le) arrivant(e).



2.1.3 Le climat, l'ambiance de travail

Le climat général dans l’équipe projet joue aussi un rôle majeur dans la motivation et l’implication des ressources du projet. Le chef de projet a un rôle clé concernant l’instauration d’un bon climat de travail, en adoptant une attitude positive et équitable vis à vis des membres de son équipe, en favorisant l’intégration de nouvelles ressources par des formations et un encadrement adapté. Pour garantir l’efficacité des ressources sur le projet, les profils de compétence adaptés au projet doivent être choisis.

Beaucoup de grands projets s'accompagnent d'événements pour souder les équipes projet : soirées au restaurant avec l'équipe projet, soirées thématiquse avec des jeux pour que les membres de l'équipe projet apprennent à mieux se connaître, sports d'équipe pour souder l'équipe ...

Exemple: une grande multinationale, constructeur informatique, organisait des balles aux prisonniers au cours de ses projets entre plusieurs services impliqués sur un même projet. Des soirées étaient aussi prévues pour réunir des membres d'une équipe projet situés à des endroits géographiquement distants.

L'ambiance dépend aussi des efforts de chacun des membres de l'équipe : les initiatives individuelles telles que l'achat le matin de viennoiseries à partager avec toute l'équipe, sont toujours les bienvenues.


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2.1.4 Le suivi des ressources humaines

Après la détermination des équipes projet en fonction de compétences qui permettent de s’assurer que toutes les tâches pourront être effectuées, il faut suivre au cours du projet le maintien de la correspondance entre les ressources et les besoins éventuellement ré-évalués.

Le pilotage consiste alors à suivre l’adéquation des prévisions à la réalité et éventuellement ré-évaluer les besoins en terme de ressources et les profils de compétence requis. Le suivi des ressources passe par la révision éventuelle du taux d’affectation de ressources. Par exemple, si une tâche s’avère plus longue que prévue initialement, une ressource non affectée pendant la période concernée peut alors l’être en renfort. Le but est toujours d’optimiser l’affectation des ressources.

Les outils de suivi des ressources sur le projet sont les plans de charge qui montrent l’affectation des personnes en nombre de jours sur une tâche donnée.


Le Plan de charges permet de présenter pour chaque mois combien de jours homme ont été utilisés. Cet outil de suivi apporte une visibilité à une date donnée sur ce qui reste à faire (RAF), des révisions éventuelles par rapport au planning initial, un comparatif sur le réalisé par rapport au planifié.

Le nombre de jour-hommes (j.h) correspond au nombre d’hommes et de journées nécessaires pour accomplir la charge de travail liée à une charge donnée. La charge de travail totale liée à une tâche peut s’exprimer en ETP (Equivalent Temps Plein), c’est à dire en nombre de j.h.

Il faut évaluer les besoins en jour-hommes, c’est à dire combien de ressources humaines et de temps sont nécessaires pour accomplir une tâche. Par exemple, la charge de travail nécessaire pour effectuer la tâche A s’élevant à 20 j.h (ou 20 ETP) correspond à un homme travaillant à temps plein sur vingt jours ou un homme à mi-temps pendant quarante jours ou encore deux hommes travaillant à temps plein pendant dix jours ou deux hommes à mi-temps pendant vingt jours.



2.1.5 Le suivi des ressources matérielles

Au cours du projet, les besoins en ressources matérielles peuvent évoluer et il faut pouvoir répondre rapidement à de nouveaux besoins et gérer les risques liés à d’éventuelles indisponibilités.
L’indisponibilité d’un environnement informatique est par exemple un facteur bloquant qu’il faut savoir gérer.