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3.3 Informations pertinentes du projet

La détermination des informations pertinentes du projet à communiquer passe par l’analyse des besoins en communication des acteurs du projet.

Les informations à communiquer dépendent de la nature des interlocuteurs :

  • Direction générale
  • Instances de pilotage (chefs de mission, chefs de projet)
  • Acteurs du projet de type « fonctionnel » (Maîtrise d'Ouvrage ou encore MOA)
  • Acteurs du projet de type « technique » (Maîtrise d'oeuvre ou encore MOE)

La Direction s’intéresse à l’avancement global du projet, aux grandes lignes de celui-ci, aux risques majeurs, aux obstacles potentiels intervenant éventuellement au cours du projet.

Les instances de pilotage regroupent les différents responsables du projet. Chaque responsable récolte des informations auprès de son équipe régulièrement par oral ou par écrit. Ils se réunissent au cours de comités de pilotage pour faire un point global sur l’avancement du projet, sur les difficultés importantes rencontrées et prennent des décisions quant à d’éventuelles mesures correctives. Lors de ces comités, ils adoptent une communication à vocation synthétique sur le projet.

Les comités de pilotage communiquent ensuite des compte-rendu de réunion aux autres acteurs du projet. Des points oraux ont lieu entre les responsables d’équipe et leurs subordonnés concernant les décisions prises, les éventuelles conséquences des interactions entre les équipes projet, et leur donne une visibilité globale qu’ils n’ont pas sur l’avancement, sur les difficultés apparues dans d’autres équipes et pouvant les impacter ou sur les difficultés qui risquent d’affecter l’ensemble des équipes projet (par exemple retard dans la livraison de stations de travail indispensables à l’avancement du projet).

Les acteurs du projet de type MOA et MOE peuvent être amenés à communiquer entre eux, alors qu’ils ne font pas partie des mêmes équipes pour comparer leurs méthodes de travail, leurs solutions fonctionnelles à une problématique donnée pour les « fonctionnels », leurs programmes informatiques (pour les techniques), les difficultés rencontrées ou les astuces trouvées permettant de gagner du temps.

Les acteurs de type fonctionnel et les acteurs de type technique sont amenés à communiquer tout au long d’un projet. Les acteurs de la première catégorie rédigent une étude préalable puis un cahier des charges fonctionnel pour répondre aux objectifs du projet. Les acteurs de la seconde catégorie, après lecture de ces documents rédigent un cahier des charges technique, qui constitue la réponse en terme de développement technique. Tous ces documents sont validés par les responsables projet.


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